Kolnoa TIMELOG sustav

Zamislite da imate lanac dućana diljem države i da u svakom dućanu imate 4-5 djelatnika koji se sami dogovaraju o svojim smjenama i međusmjenama te vam svaki dan šalju liste, faxove i mailove tko je kad radio i koliko. A vi morate sve to svaki dan bilježiti, zbrajati sate zbog obračuna plaća i naravno zbog evidencije radnog vremena. Što mislite koliko vremena dnevno vam je potrebno za uspješno obavljanje takve evidencije za 70-ak djelatnika? Previše!

Sustavi evidencije radnog vremena dugo su prisutni u poslovnim okruženjima te postaju dio svakodnevice svih nas. Još uvijek postoje tvrtke koje vode svoje evidencije „ručno“, no polako, uz pristupačne cijene i niz funkcionalnosti koje nam ti sustavi nude i taj način polako iščezava.

Uvođenjem sustava evidencije radnog vremena, bilo putem beskontaktnih kartica ili nekom vrstom biometrije (otisak prsta, prepoznavanje lica…) olakšava se administratorima, koji su sve to radili ručnim unosima, kopirali ulazne/izlazne liste, uspoređivali izostanke, godišnje odmore, da to rade sve uz par klikova.

Kolnoin sustav evidencije radnog vremena TIMELOG dozvoljava fleksibilnost za svakog djelatnika posebno usput prateći sve zahtjeve poslodavca i zakonsku regulativu. Krajnji rezultat je znatno manje papirologije, detaljno praćenje prisutnosti i izostanaka djelatnika i kontrola troškova.

Glavne prednosti Kolnoa sustava, uz širok odabir samog načina registracije djelatnika, onaj dio koji se zove backoffice. Izvještaji koji se dobivaju iz softwarea TIMELOG se biraju od najjednostavnijih do najdetaljnijih zavisno što poslodavac želi vidjeti i to u bilo kojem trenutku. Jedna od prednosti također su paketi koji se kreću u razinama prilagođenima cjenovno za bilo koju tvrtku, TIMELOG MINI (do 50 djelatnika), TIMELOG STANDARD (do 250 djelatnika), TIMELOG PRO (do 1000 djelatnika) i software HARMONY (iznad 1000 djelatnika) koji podržava i web i smartphone registracije radnog vremena uz niz drugih mogućnosti integracija (sustavi tehničke zaštite).

I dalje se kao preferenca za način registracije bira registracija putem beskontaktnih kartica, nakon toga putem otiska prsta te naposljetku i prepoznavanje lica. Razlog tome je najčešće volja samih djelatnika, a i nekih poslodavaca. Glavni problem koji se pojavljuje kod takvog načina registracije je moguća malverzacija karticama. Ne smije se ni zanemariti činjenica gubitka ili oštećenja samih kartica što s vremenom može predstavljati trošak tvrtci.

Kako bi se izbjegli takvi problemi odabiru se čitači koji imaju na sebi senzor za biometriju pa su naknadni troškovi ili malverzacije anulirane.

Sustavi evidencije radnog vremena se jako često spajaju s već postojećim poslovnim softverima, zavisno naravno o zahtjevima klijenata. Neki traže isključivo lokalnu bazu dok drugi žele implementaciju s npr. programom za obračun plaća radi kompletne automatizacije. Taj dio se uglavnom odrađuje s IT tvrtkama koje su vršile implementacije bussines intelligence softvera.

Sustav TIMELOG je fleksibilan, poslodavac određuje uvjete i ne mijenja dosadašnju dinamiku i pravila koja već ima uhodana. Poslodavac odlučuje kakav „ugovor“ i „pravila“ će napraviti, bilo na razini svakog djelatnika, odjela ili cijele tvrtke. Djelatnicima se pruža odabir registracije u vidu ulaz/izlaz, pauza/povratak s pauze, službeni izlaz/službeni povratak. Poslodavac određuje pravila kojima može regulirati, uz radno vrijeme i trajanje pauza, registraciju izostanaka itd. Bitno je napomenuti da postoji i mogućnost ručnog unosa podataka (godišnji, bolovanje…) uz sigurnosni zapis koji je administrator radi koji ručni unos te i planiranje smjena.

Sama implementacija se svodi na hardverski i softverski dio. Čitači se ugrađuju na lokaciju koju poslodavac želi te se oni implementiraju u postojeću mrežu korisnika.

Softverski dio se sastoji od pripreme, implementacije i obuke.

Priprema se svodi na slanje baze podataka poslodavca s naznačenim pravilima (radno vrijeme, odjel…) tehničarima koji onda stvaraju bazu u TIMELOG-u koja je zatim spremna za implementaciju kod korisnika najčešće u trajanju jedan do dva dana, zavisno o veličini i zahtjevnosti. Nakon te implementacije vrši se obuka korisnika te su dostupni i u periodu uhodavanja, najčešće administratorima koji vrše unos i kontrolu nad sustavom. Također, ako poslodavac ima više lokacija nije potrebno da svaka lokacija ima svoj softver već je dovoljno imati samo čitač za registraciju i VPN. Na taj način ostvaruje se potpuno kontrola i udaljenih lokacija i vrše se iznimne uštede na vremenu i trošku eventualnih odlazaka i kontroli.

Sama ideja evidencije radnog vremena, bez obzira što je i zakonski imperativ imati takav sustav je zamišljena da uz kvalitetnu i trenutnu kontrolu djelatnika direktno smanjuje troškove! I naravno poboljšava kvalitetu rada i efikasnost u poduzeću. Iznimno veliki broj klijenata govori o tome koliko su ti sustavi pouzdani i korisni. 

INFO 

Vito Lalic, voditelj prodaje 

KOLNOA Sustavi zaštite d.o.o. 

WEB: www.sustavizastite.hr

mail: Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.

Tel.: 091-5909 054