Špica: rješenja za evidenciju radnog vremena

Na hrvatskom je tržištu prisutno više od 40 različitih sustava za evidenciju radnog vremena, stranih ili lokalnih proizvođača. Sustavi za evidenciju radnog vremena mogu biti samostalni i specijalizirani ili dio IT sustava za upravljanje poduzećem (ERP, HRM). Veće se firme, koje ne žele riskirati kupovinu jednostavnih i nepotpunih proizvoda, ponekad odlučuju i na razvoj vlastitih rješenja.

HRM ili ERP sustavi, koji najčešće nisu duboko posvećeni evidenciji radnog vremena, ne uspijevaju zadovoljiti potrebe korisnika. To vodi do veće administracije i viših troškova rada. Razvojem unutar kuće najčešće dobivamo dobar sustav, no ovakva rješenja su ograničena u broju funkcija i kvaliteti dizajna. Ne mogu konkurirati rješenjima koja se razvijaju niz godina, a najmanja izmjena pravila rada zahtijeva novi razvoj. Zbog cijene i vremena potrebnog za ovakva rješenja, rijetka su poduzeća koja se na to odlučuju.

Najčešći odabir korisnika lokalna su rješenja. Razlike među njima su velike pa je dobro voditi računa o slijedećem:

1. Agilnost kod uvođenja novih tehnologija: Nove tehnologije donose nove mogućnosti ubrzanja i automatiziranja procesa. Evidencija radnog vremena koja podržava mobilni način registracije (NFC ili BLE - Bluetooth Low Energy beacon) olakšava korisniku registraciju radnog vremena na terenu. Ljudi se nerado razdvajaju od svojih mobilnih telefona pa je mogućnost zloupotrebe minimalna.

2. Mogućnost integracije s drugim sustavima (HRM, ERP):

Nepovezani sustavi izvor su grešaka i nepotrebne administracije. Integracija evidencije radnog vremena s ostalim IT sustavima danas nije iznimka nego pravilo. Što to u praksi znači? Ako poduzeće već ima HRM sustav za evidenciju zaposlenika, unos njihovih podataka treba se raditi samo u jednom sustavu, nakon čega se automatski prenose u druge sustave. Još se veće koristi ostvaruju kod automatskog prijenosa podataka u programe za obračun plaća. Podataka je više, što donosi veće uštede. Manje su mogućnosti pogrešaka, eliminira se višestruki administrativni rad (što donosi manje troškove rada) te se postiže ažurnost u svim sustavima istovremeno.

3. Vlastiti razvoj:

Najbolji je scenarij ako ponuđači sustava za evidenciju radnog vremena imaju vlastiti razvoj softvera i hardvera. U tom je slučaju zagarantirano da će moći pratiti promjene u zakonodavstvu i slijediti razvoj novih tehnologija. Još je bolje ako ponuđač ima odjel za razvoj po narudžbi koji može pratiti zahtjeve stranaka i dovesti integraciju sustava s procesima poduzeća do potpune automatizacije.

4. Sveobuhvatnost rješenja:

Suvremena evidencija radnog vremena nije više samo alat koji se koristi jednom mjesečno kada iz njega izvlačimo podatke i ručno ih pripremamo za isplatu plaća. Evidencija radnog vremena mora pokrivati i druga područja s kojima je u dodiru. To su:

a) kontrola pristupa, koja spaja registraciju, otvaranje vrata i definiranje pristupnih prava

b) modul za prijavu odsutnosti, koji omogućava da se zaposlenici mogu, bez opterećivanja uprave, brinuti za svoje zaboravljene registracije, najaviti godišnji odmor ili druge odsutnosti

c) modul za obračun podataka iz evidencije radnog vremena u podatke za pripremu plaća. U tom se modulu definiraju sva pravila za obračun vrsta primanja

d) video nadzor, koji je integriran s evidencijom radnog vremena i kontrolom pristupa omogućava brz i efikasan vizualni pregled događaja na pristupnim točkama.

5. Podrška za industrijsko radno vrijeme: Rad u smjenama velikog broja ljudi je problem. Zato evidencija radnog vremena mora biti prilagođena i tom načinu rada. Na primjer: ako dođe do iznenadne promjene rasporeda sustav bi morao sam prepoznati u koju smjenu se zaposlenik registrirao i obračunati mu ispravno radno vrijeme. Slično je i s podrškom za rad u cikličkim smjenama. Ako sustav te male  funkcionalnosti nema, administrator će na kraju mjeseca morati odvojiti dodatnih par sati da u sustavu podesi nove smjene.

6. Načini prikupljanja podataka:

Ako poduzeće nije svjesno koji načini postoje zadovoljit će se s onim načinom koji možda za njegovo poslovanje nije idealno. Potrebno je provjeriti omogućuje li sustav biometrijsko identificiranje korisnika ili se uz prst mora koristiti i PIN. Podržava li, uz otisak prsta, druge biometrijske tehnologije? Postoji li mogućnost registracije na terenu putem mobilnog telefona ili web aplikacije? Što s NFC tehnologijom?

7. Implementacija, podrška i servis: 

Prije kupnje sustava za evidenciju radnog vremena dobro je znati kako izgleda instalacija sustava, postoji li obuka i koliko traje. Je li inicijalno podešavanje sustava uključeno u cijenu ili stranka ostaje sama s tim zagonetnim zadatkom. Od ponuđača je dobro zahtijevati referentnu listu i provjeriti koja slična poduzeća već koriste njihov sustav.

8. Mogućnost hostinga i clouda:

Poduzeća koja se profesionalno bave evidencijom radnog vremena pružaju mogućnost hostinga, odnosno uslugu instalacije i korištenja sustava na njihovim serverima o kojima se korisnik sustava ne mora brinuti. Također, takve firme nude i cloud opciju evidencije radnog vremena. 

Zahtjevi i odobrenja

Zahtjeve za godišnjim odmorom, slobodnim danom i dr. moguće je poslati putem web portala. Odobrenje zahtjeva još je jednostavnije – jedan klik na link u pristiglom e-mailu. 

Web portal

WebTS portal voditeljima omogućuje administraciju radnog vremena za svoje ljude. Voditelj sada ima direktan uvid u radno vrijeme tima te može odobriti izlaske, prekovremene sate ili na kraju mjeseca odobriti obračun sati za izvoz u plaće. 

Izvještaji

Time&Space posjeduje generator izvještaja koji omogućuje korisnicima izmjenu postojećih ili izradu potpuno novih predložaka izvještaja. Pohrana izvještaja u raznim formatima olakšava njihovu distribuciju ili kasniju analizu. Mailing sustav za automatsko slanje izvještaja radi prema preferencijama. 

Integracija s plaćama

Modul za integraciju s obračunom plaća (PIF) omogućuje jednostavan i brz obračun sati, odsutnosti i dr. za pripremu plaća. Pravila za obračun primanja definiraju se u sustavu i više ne ovise o samo jednoj osobi. Voditelji odjela putem web portala mogu provjeriti i odobriti obračun za svoj odjel. 

Prepoznavanje lica

U zadnjih nekoliko godina pojavljuje se sve više sustava koji za prepoznavanje koriste biometriju lica. Svako lice ima brojna jedinstvena obilježja i približno 80 ključnih točaka od kojih se pojedine koriste za prepoznavanje. Umjesto prislanjanja prsta na čitač otiska dovoljno je stati ispred uređaja s kamerom. Sustav analizira udaljenosti između očiju, dimenzije nosa i usta i dr. Obzirom na međusobnu udaljenost ovih ključnih točaka, izračunava se i u bazu uređaja pohranjuje numerički kod koji se koristi za daljnju usporedbu. Pojedini uređaji zbog veće učinkovitosti koriste dvije kamere istovremeno, u vidljivom i u infracrvenom spektru. Smatra se da će prepoznavanje lica postati najpopularnija biometrijska tehnologija. 

INFO 

ŠPICA SUSTAVI 

ADRESA:  Špica Sustavi d.o.o., R. Cimermana 64A, 1000 Zagreb, Hrvatska

TEL: 01-6593 730

EMAIL: Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.

WEB: www.spica.hr