Kako do velikih ušteda s Konica Minolta M-Files rješenjem

Ako ste vi među čak 65% tvrtki koje imaju probleme prilikom pregledavanja i odobravanja dokumenata, a vaši zaposlenici među onima koji se bore s pronalaskom potrebnih dokumenata, svakako posjetite Konica Minolta webinar gdje će biti predstavljeno M-Files rješenje, 29. lipnja 2021. u 11 sati. 

U većini organizacija koristi se četiri ili više lokacija za pohranu i upravljanje sadržajem u složenim hijerarhijama mapa. Istraživanje je pokazalo da se u tome čak 46% zaposlenika ne snalazi, a problem je postao još i veći otkada organizacije kombiniraju rad dijelom u uredu, dijelom od kuće.

Jednostavno rješenje za taj problem ima Konica Minolta sa svojim rješenjem za automatizaciju poslovanja M-Files. Ovo rješenje za upravljanje dokumentima i povezanim poslovnim procesima za zadani dokument dramatično skraćuje vrijeme potrebno za administraciju. Uz uštedu radnih sati donosi i niže troškove ispisa i arhiviranja.

Korisnici ne moraju razmišljati gdje je nešto pohranjeno jer M-Files upravlja sadržajem umjesto njih. Na M-Files webinaru uživo će se predstaviti i prikazati M-Files rješenje. Pripremljeno je i nekoliko scenarija koji će pokazati kako M-Files pomaže u digitalizaciji i optimizaciji poslovanja. Ključna ideja iza rješenja za upravljanjem dokumentima su meta-podaci i jednom kad dokument uđe u organizaciju on se automatski dostavlja ključnoj osobi.

Neovisno o lokaciji pohranjenog dokumenta, čak i ako je taj sadržaj pohranjen u sustavu trećih strana, poput SharePointa, Dropboxa, mrežnih mapa ili drugih sustava za upravljanje dokumentima, moći će mu se jednostavno pristupiti.  Dovoljno je upisivanje ključnih riječi da se odmah pronađe pravi sadržaj, bez potrebe pregledavanja bezbrojnih mapa i lokacija.

Sustav omogućuje jednostavno i sigurno dijeljenje dokumenata s kolegama i poslovnim partnerima bez potrebe za servisima treće strane, a napredna autorizacija uklanja probleme oko kombiniranja više verzija dokumenata.

Na Konica Minoltinom webinaru možete saznati kako se M-Files integrira s alatima Microsoft 365, a od ključnih demonstracija na webinaru izdvajamo:

• različiti tijekovi rada vezani uz račune, ugovore, narudžbenice, otpremnice, zaposlenike, odobravanje godišnjih odmora i sl., te automatsko spajanje istih,
• automatske dozvole ovisno o metadata podacima na dokumentima (ušteda vremena IT odjela),
• automatsko klasificiranje dokumenata ovisno o sadržaju dokumenta,
• integracija s Microsoft 365,
• dodjeljivanje taskova na dokumentima te njihova odrada,
• ostalo.

Uz M-Files u tvrtkama će se poboljšati transparentnost poslovanja, budući da se u svakom trenutku vidi što se događa s bilo kojim dokumentom, u kojem je statusu, tko ga je odobrio, potpisao i sl. Na ovaj način imate nadzor poslovnih procesa i aktivnosti zaposlenika unutar organizacije.

Dodatno treba istaknuti ubrzavanje aktivnosti te uštedu velikog broja radnih sati, što otvara prostor zaposlenicima da se fokusiraju na svoj core business.

Pridružite se Konica Minolta webinaru 29. lipnja u 11 sati preko poveznice i doznajte kako se konkretno ostvaruju spomenute pogodnosti kroz implementaciju rješenja M-Files.