Raverus: Vrijeme je da stavite vrijeme pod kontrolu

Tvrtka RAVERUS d.o.o. bila je među prvima koje su pružale tehnološke usluge evidencije radnika i radnog vremena. Stoga smo zamolili  izvršnu direktoricu Sanelu Rasinec da nam predstavi rješenje pod nazivom "strict."

Što se sve promijenilo u navedenom vremenu i na čemu je kod korisnika naglasak pri implementaciji softverskog i hardverskog rješenja? 

Naše poslovno rješenje za evidenciju radnika i radnog vremena je razvijeno kao odgovor na zakonsku odredbu iz lipnja 2010. „Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima“ koja se odnosi na sve poslovne subjekte u Republici Hrvatskoj. Spomenuti Pravilnik je kroz godine imao više zakonskih izmjena, pri čemu je svaka izmjena pravodobno popraćena izmjenama u funkcionalnosti našeg softverskog rješenja.Tadašnja aplikacija „Evidencija rada“ izašla je na tržište početkom rujna 2010. godine. U startu je rješenje obuhvaćalo samo osnovnu funkcionalnost evidencije radnika i radnog vremena funkcionalnosti. Glavna je ideja rješenja bila pokriti zakonsku regulativu, ali na elegantniji način od obične tablice, gdje se popunjavaju podaci.

Daljnjim iskustvom u prodaji i odzivom tržišta pokazalo se da su tvrtke s više zaposlenih zainteresiranije za rješenje, pa smo u skladu s time usmjerili fokus na tvrtke od 100 i više zaposlenih. U ponudu se također uveo i hardver u obliku uređaja za kontrolu dolazaka i odlazaka, koji se dodatnim funkcionalnostima planiranja radnog vremena i izravne komunikacije s očitanjima vremena direktno povezao s aplikativnim rješenjem i dao dodatnu vrijednost korisnicima u obliku praćenja stvarne prisutnosti na radnom mjestu, a ne samo ispunjavanja formalne zakonske obveze. Zadnji novitet koji smo napravili je potpuni rebranding aplikacije, pri čemu su nam konzultanti Europske banke za obnovu i razvoj kroz projekt potpore za žene poduzetnice odradili vrhunski posao. Tako je „Evidencija rada“ postala “strict.“ te je i imenom i izgledom postala modernija i striktnija.Kad Vaše rješenje “strict.“ nudi vođenje evidencije elektroničkim putem, podrazumijeva li to popratne tehnološke, odnosno biometrijske mogućnost, kao što su otisak prsta, čitači rožnice oka, prepoznavanje lica, te RF ili NFC kartica? Zahtijevaju li takve mogućnosti suglasnost radnika, odnosno posebna objašnjenja? Rješenje je prilagođeno svim oblicima evidencije radnika i radnog vremena - i ručni unos radnog vremena bez uređaja, i očitanje stvarnog vremena preko uređaja te upis vremena koje prati zakonsku formu. U ponudi imamo cijelu paletu uređaja koja pokriva i RFID kartice, otisak prsta, prepoznavanje lica, prepoznavanje vena prsta, očitavanje rožnice - you name it, we have it. Međutim, očitanje kartice i otiska prsta su dvije najčešće korištene metode. Očitanje otiska prsta poslodavci preferiraju jer nije podložno određenim, blago rečeno, nedopuštenim radnjama kao kod korištenja kartica, ali svaki radnik ima puno pravo odbiti davanje otiska prsta, jer se to smatra visoko povjerljivim osobnim podatkom. Iako današnja tehnologija ne snima otisak prsta kao takav nego uzima određene točke i pretvara ih u jedinstven algoritam (biometrijski otisak) tako da se ustvari taj ‘otisak’ ne može zloupotrijebiti, svejedno je europskom regulativom propisano da je i biometrijski otisak prsta osobni podatak.

Sadašnja regulativa zahtijeva da poslodavac ima potpisanu suglasnost radnika da će se njegov biometrijski otisak prsta koristiti isključivo u svrhu evidencije radnog vremena. Povrh sadašnjih regulativa zaštite osobnih podataka, sredinom sljedeće godine će se taj zakon dodatno pooštriti, pa će i u slučajevima kad se radnik složi s davanjem biometrijskog otiska prsta u svrhu evidencije rada, poslodavac morati imati čitav niz propisanih pravila o tome gdje se čuvaju otisci, kako su zaštićeni, tko je odgovoran za sigurnost takvog osobnog podatka, što se radi s arhiviranjem tih podataka i još mnogo  propisanih pravila.

Obzirom da je kartica fizička isprava postoji problem oštećenja, gubitka, te malverzacija; predstavlja li to tvrtki korisniku nerelevantne podatke i/ili dodatne troškove? Što u tom slučaju predlažete korisnicima?  Kao što sam spomenula, i mi i poslodavci, a i radnici  su svjesni da kartica nije pouzdan medij bilježenja prisutnosti na radu. Otisak prsta je prva opcija na koju se ide (najviše iz razloga pristupačnije cijene od npr. biometrijskog prepoznavanja lica), ali opet, uvijek naglasimo korisniku poslodavcu da se za biometrijski otisak mora dogovoriti suglasnost radnika i da radnik ima pravo bez ikakvih posljedica odbiti takav način prijave. Kako bismo doskočili takvoj pat poziciji, najnovije rješenje je registriranje ulaza i izlaza metodom bluetooth tehnologije. Svaki pametni telefon ima bluetooth. Mobitel nije osobni podatak, a opet svakom vrlo važan uređaj. Na taj način nema dilema po pitanju osobnog podatka, a s druge strane gotovo je sigurno da neće biti nikakvih malverzacija, zaboravljenih prijavljivanja i sličnih izgovora. Poslodavac je u prednosti još i više ako svojim zaposlenicima daje na korištenje mobitel - u tom slučaju ima pravo postaviti obvezu uvijek uključenog bluetootha. Radnik tako sa svojim mobitelom u džepu svaki put kad prođe pored uređaja za prijavu bude i prijavljen. Ovo nam je trenutno pilot projekt, ali vjerujemo da će se jako popularizirati pooštravanjem mjera zaštite osobnih podataka kad će se morati maknuti i sve kamere, kad će otisak prsta, biometrija lica, rožnice i slično ne samo biti osobni podatak na izbor radniku nego sa sobom povlačiti još i čitav niz propisa i procedura pa će postati dodatni problem i poslodavcu.Je li rješenje fleksibilno, tj. prilagodljivo svakom radniku, a istovremeno pruža mogućnost praćenja zahtjeva poslodavaca i zakonske regulative? „strict.“ je od svojih početaka nadograđivan novim funkcionalnostima koje su pratile reakcije s terena pa tako sada sa sigurnošću možemo reći da smo pokrili baš sve oblike organizacije poslovanja - i redovni uredski od 8 do 16 satni rad, i smjenski rad i dvokratno radno vrijeme, i noćni rad gdje radnik ulazi u smjenu u jednom danu, a izlazi iz smjene drugi dan. Najnovije nam je pokrivanje kliznog radnog vremena koje već mjesecima obračunava viškove i manjkove bez ikakve greške u organizacijama koje imaju takav način radnog vremena. Od početka smo shvaćali da je problematika poslodavaca u praćenju stvarnog rada i bilježenja radnog vremena prema propisima i na temelju kojeg se na kraju isplaćuje i plaća radnika. Na hrvatskom tržištu uglavnom postoje dva tipa rješenja za evidenciju radnog vremena - ona koja imaju uređaje gdje ako je radnik došao na posao u 7:48, piše mu se početak rada u 7:48 iako službeno radi od 8:00 i tako mu stoji i u ugovoru o radu i tako mu se isplaćuje plaća, i druga rješenja gdje se svakom radniku piše da počinje u 8:00 bez obzira kad je došao.Mi smo s našim rješenjem pokrili i jedno i drugo u smislu da ako je radnik došao u 7:48 i otišao u 16:04, sustav će to upisati kao 8:00 do 16:00, ali ovaj stvarni dolazak i odlazak će također ostati trajno zapisan. Poslodavac sam određuje koju će toleranciju dolazaka i odlazaka dopuštati, u kojem vremenu će se tolerirati pauza, koliko je dopuštena pauza i ostalo. Ako je sve u dopuštenim „gabaritima“, aplikacija će to prihvaćati kao ispravan podatak i upisivati ga u evidenciju radnog vremena. Međutim, ako vrijednosti prelaze izvan dopuštenih granica, sustav neće automatizmom dodavati neprovjerene podatke i upisivati npr. manjak ili prekovremeno, nego će tražiti od administratora radnog vremena ili voditelja da upiše što se događalo u tom vremenu, što je odobreno i kako s kojim satom postupati.

Je li rješenje “strict.“ moguće integrirati ili povezati s već postojećim poslovnim sustavima u tvrtki korisniku, kao što su programi za obračun plaća, HRM, ERP i SAP sustavi? Rješenje već ima ugrađenu funkcionalnost izvoza podataka za obračun plaća, gdje se svi upisani podaci izvoze u neki od najčešćih formata za uvoz (csv, Excel, i sl.). Složeniji sustavi, naravno, zahtijevaju i složeniji pristup, pa smo tako u velikom broju tvrtki, u suradnji s njihovim informatičarima, povezali “strict.“ s njihovim sustavima, ali tako da se ne zadire u sami ERP, nego da se ostvari komunikacija između dvaju sustava. Rješenje “strict.“ je od većih sustava uspješno povezano sa SAP-om, ali na isti način se ostvaruje i komunikacija s bilo kojim drugim sustavom. Tu je uvijek riječ o dodatnom razvoju i uskoj suradnji s klijentovim informatičkim timom. Što ako korisnik ima više lokacija, za svaku lokaciju se posebno implementira software?Imali smo puno upita za cloud rješenjem, puno smo i razmišljali o cloud rješenju jer cijelu infrastrukturu imamo gotovu na Microsoft Azure serverima na kojima se vrte naša druga cloud rješenja. Nikako se nismo odlučili za taj korak web aplikacije i sad nam je ustvari i drago. Zašto? Opet zbog ovog strogog zakona o zaštiti osobnih podataka. Dakle, svaki poslodavac će imati svoju politiku zaštite osobnih podataka, a podaci u matičnoj knjizi svakako spadaju u tu kategoriju. Prema tome, svaki poslodavac će se morati brinuti o zaštiti tih podataka, a najveću kontrolu ipak ima na vlastitim serverima. U slučaju da korisnik ima više lokacija, „strict.“ se implementira ili na svaku lokaciju posebno ili se, u slučaju lokalno umreženih lokacija, baza instalira na glavni server, a klijentski dijelovi na lokalne radne stanice. Rješenje se implementira i računa kao jedno kompletno poslovno rješenje, a dodatne radne stanice se licenciraju dodatnim licencama.

U rijetkim slučajevima, kad korisnik nikako ne može osigurati lokalnu mrežu, u ponudi imamo i uslugu virtualnog (cloud) servera, ali u tom slučaju se osigurava server s najvećim mogućim sigurnosnim protokolima gdje isključivo korisnik ima pravo pristupa tom serveru.Rangiraju li se izvještaji koje poslodavac potražuje i dobiva iz rješenje „strict.“po određenim razinama, ovdje mislimo na broj zaposlenika, te cijenu navedenog rješenja?  Rješenje „strict.“ svoju cijenu formira gotovo isključivo po broju zaposlenih. Kod manjih poslovnih sustava, korisnik bira koje će module imati uključene (planiranje, matična knjiga, povezivanje s kontrolerima, evidencija godišnjih odmora), a veliki sustavi sve te module imaju uključene u samom osnovnom rješenju. Dodatne prilagodbe poput modula za odobrenja, klizno radno vrijeme, integracija s vlastitim uređajima i integracija s postojećim ERP sustavima su već predefinirane, a dodatno se dorađuju samo specifičnosti i to sve u uskoj suradnji i dogovoru s klijentom i njegovim potrebama. Cilj svake dodatne prilagodbe je do zadnje sitnice implementirati kolektivni ugovor i sva pravila radnog vremena te organizacije. Svi izvještaji su dostupni u svakom paketu - bilo da se radi o korisniku s 10 ili 1000 zaposlenih. U slučaju određenih specifičnosti, prema korisnikovom zahtjevu razvijamo dodatni seta izvještaja, ali kroz razvoj proizvoda smo kako funkcionalnostima tako i izvještajima pokrili sve kombinacije organizacije radnog vremena pa uglavnom potrebe za nekim dodatnim izvještajima niti nema. Pored toga svi izvještaji i analize se mogu izvesti u Excel i dodatno doraditi i analizirati.Što nakon implementacije sustava Evidencija rada, obuka i edukacija korisnika? Koliko vremenski traje upoznavanje korisnika s navedenim sustavom?  Trudimo se sve naše programe napraviti što intuitivnijima. Cilj nam je da svaki naš program ustvari pa da gotovo ni ne treba korisničke upute, ali ih naravno uvijek imamo. Moramo se pohvaliti da korisnicima program u većini slučajeva sjedne od prve pa potrebu za edukacijom niti nemaju, Međutim, za velike sustave inzistiramo na početnom postavljanju sustava i edukaciji. Zašto? Zato jer je program naizgled jednostavan i često korisnici koji nisu prošli edukaciju ustvari koriste samo 10% mogućnosti koje program nudi. Iz tog razloga volimo održati slojevitu edukaciju, pokazati sve mogućnosti, riješiti specifične slučajeve na najbolji mogući način i postići kod korisnika da se zaista svakodnevno s lakoćom koristi programom i svim njegovim mogućnostima. Vremenski sama edukacija traje dva do tri sata, ali zato si kod početnog postavljanja sustava uzmemo zaista dosta vremena kako bismo sve postavili na dobre temelje. Ako se sustav u startu dobro postavi i ako se u suradnji s voditeljima evidencije sve dobro definira, kasnije korištenje za krajnje korisnike je onda lagano i potpuno intuitivno.